Políticas

PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES

CH Pereira & CIA. LTDA

MANUAL INTERNO DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS EN MATERIA DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES DE CH PEREIRA CIA & CIA S.A.S en adelante CH PEREIRA Presentación

La elaboración del presente documento responde al cumplimiento del deber legal establecido en la normatividad vigente que nos regula, prevista en el literal (k) del artículo 17 de la ley estatutaria 1581 de 2012, la cual reglamenta lo concerniente a los deberes que tienen los responsables del tratamiento de datos personales, dentro de los cuales entran a destacarse el de adoptar un manual interno de políticas y procedimientos, máxime de garantizar el adecuado cumplimiento de la legislación, en especial para la oportuna atención de las consultas y reclamos.

De acuerdo a lo señalado en el artículo 3 de la ley 1581 de 2012 en sus literales (d) y (e) se hace una mención de manera expresa al encargado y responsable del tratamiento de los datos respectivamente. Así el responsable del tratamiento en este caso es CH PEREIRA.
El presente manual va en concordancia con el derecho fundamental al Habeos Data, derecho que en CH PEREIRA se protege, garantizando a los trabajadores un correcto uso y destino de la información, para ser más exactos, sobre sus datos personales

Este manual permite instrumentar cambios organizativos importantes para sentar los procedimientos de recolección y tratamiento de datos personales a las disposiciones de la ley. El manual incluye los aspectos básicos de índole normativa, contiene anexos independientes con modelos, documentos y esquemas de procedimientos que permiten obtener la autorización para el tratamiento de datos personales de acuerdo a nuestras necesidades particulares.



CAPÍTULO I
DISPOSICIONES GENERALES DE PROCEDIMIENTOS Y POLITICA DE PROTECCION DE DATOS ARTÍCULO 1. Legislación aplicable. La legislación aplicable al presente manual, serán las disposiciones contenidas en los artículos 15 y 20 de la Constitución Política, la ley estatutaria 1581 de 2012, en consonancia con el decreto 1377 de 2013 por el cual se reglamenta parcialmente la ley 1581 de 2012.


ARTÍCULO 2. ÁMBITO DE APLICACIÓN. Este manual se aplica al tratamiento de los datos de carácter personal que recoja y maneje la empresa CH PEREIRA.


ARTÍCULO 3. BASES DE DATOS. Las políticas y procedimientos contenidos en el presente manual se aplicaran a las bases de datos que maneja CH PEREIRA, y las cuales van a ser registradas de conformidad con lo dispuesto en la ley 1581 de 2012


ARTÍCULO 4. OBJETO. A través de este manual se va a dar cumplimiento a lo previsto en el literal k de la ley 1581 de 2012, la cual va a regular los deberes que tienen en cuenta los responsables del tratamiento de datos personales, dentro de los cuales se encuentran el de adoptar un manual interno de políticas y procedimiento, con el fin de garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y en especial para la atención de las consultas y reclamos que se presenten. Así mismo tiene la finalidad de regular los procedimientos de recolección, manejo y tratamiento de los datos de carácter personal que realiza CH PEREIRA, con el fin de garantizar y proteger el derecho fundamental de habeas data en el marco de lo establecido en la misma ley. De acuerdo con lo previsto en la norma, los responsables del tratamiento solo podrán recolectar, almacenar, usar o circular los datos personales durante el tiempo que sea razonable y necesario de acuerdo con las finalidades que justificaron su tratamiento.


ARTÍCULO 5. DEFINICIONES. Para efectos de la aplicación de las reglas contenidas en el presente manual y de acuerdo con lo establecido en el artículo 3 de la Ley 1581 de 2012 se entiende por:

1. Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

2. Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.

3. Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, en cuanto a órdenes a pruebas complementarias como laboratorio, a la vida sexual, y los datos biométricos.

4. Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.

5. Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.

Las definiciones que se emplean en el presente artículo son elementos indispensables para la protección del habeas data, permiten una correcta y apropiada interpretación del presente manual y de las disposiciones contenidas en la Ley 1581 de 2012, y contribuyen a determinar las responsabilidades de los involucrados en el tratamiento de datos personales.


ARTÍCULO 6. PRINCIPIOS. Los principios que se establecen a continuación constituyen los parámetros generales que serán respetados por CH PEREIRA en los procesos de acopio, uso y Tratamiento de datos personales.

a) Principio de finalidad: El Tratamiento de los datos personales recogidos por CH PEREIRA Debe obedecer a una finalidad legítima, de la cual se debe informar al Titular.

b) Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede llevarse a cabo con el consentimiento previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.

c) Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.

d) Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener de CH PEREIRA, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.

e) Principio de acceso y circulación restringida: Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados.

f) Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por parte de CH PEREIRA se deberá proteger mediante el uso de las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros, evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

g) Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento.



CAPÍTULO II
AUTORIZACIÓN DE PROCEDIMIENTOS Y POLITICA DE PROTECCION DE DATOS ARTÍCULO 7. AUTORIZACIÓN. La recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de datos personales por parte de CH PEREIRA requieren del consentimiento libre, previo, expreso e informado del titular de los mismos. CH PEREIRA en su condición de responsable del tratamiento de datos personales, ha dispuesto de los mecanismos necesarios para obtener la autorización de los titulares, garantizando en todo caso que sea posible verificar el otorgamiento de dicha autorización.

PARAGRAFO: La autorización del Titular no será necesaria cuando se trate de:
  • Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
  • Datos de naturaleza pública.
  • Casos de urgencia médica o sanitaria.
  • Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
  • Datos relacionados con el Registro Civil de las personas.



ARTÍCULO 8. FORMA Y MECANISMOS PARA OBTENER LA AUTORIZACIÓN. La autorización puede ser dada por medio de diferentes mecanismos que podrán ser determinados a través de medios técnicos que faciliten al Titular su manifestación automatizada. Se entenderá que la autorización cumple con estos requisitos cuando se manifieste: por escrito, de forma oral o mediante conductas inequívocas del Titular que permitan concluir de forma razonable que otorgó la autorización. En ningún caso el silencio podrá asimilarse a una conducta inequívoca. El formato de autorización será emitida por CH PEREIRA y será puesta a disposición del titular previo al tratamiento de sus datos personales, de conformidad con lo que establece la Ley 1581 de 2102. Con el procedimiento de autorización consentida se garantiza que se ha puesto en conocimiento del titular de los datos personales, tanto el hecho que su información personal será recogida y utilizada para fines determinados y conocidos, como que tiene la opción de conocer cualquier alternación a los mismos y el uso específico que de ellos se ha dado. Lo anterior con el fin de que el titular tome decisiones informadas con relación a sus datos personales y controle el uso de su información personal.

La autorización es una declaración que informa al titular de los datos personales lo siguiente:

a) Quién recopila (responsable o encargado);
b) Qué se recopila (datos que se recaban);
c) Para qué se recogen los datos (las finalidades del tratamiento) Cómo ejercer derechos de acceso, corrección, actualización o supresión de los datos personales suministrados;
d) Si se recopilan datos sensibles.


ARTICULO 9: FINALIDAD DE LA AUTORIZACION: El tratamiento de los datos se realizara con la finalidad de

  • Afiliar a los trabajadores de CH PEREIRA & CIA. S.A.S al sistema de Seguridad Social
  • Solicitar a entidades bancarias cuentas de nominas
  • Establecer relaciones comerciales entre proveedores y contratistas y
  • Suscribir contratos con clientes.
  • Dar cumplimiento a la normatividad legal vigente Colombiana en todos los procesos de contratación y verificación financiera para la naturaleza de CH PEREIRA & CIA. S.A.S



ARTÍCULO 10. PRUEBA DE LA AUTORIZACIÓN. CH PEREIRA adoptará las medidas necesarias para mantener registros o mecanismos técnicos o tecnológicos idóneos de cuándo y cómo obtuvo autorización por parte de los titulares de datos personales para el tratamiento de los mismos, con el fin de conservar dichas autorizaciones.


ARTÍCULO 11. AVISO DE PRIVACIDAD. El Aviso de Privacidad es el documento físico, electrónico o en cualquier otro formato, que es puesto a disposición del Titular para el tratamiento de sus datos personales. A través de este documento se informa al Titular la información relativa a la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las características del tratamiento que se pretende dar a los datos personales. Por medio de un aviso de privacidad, CH PEREIRA informará al Titular sobre la existencia de tales políticas y la forma de acceder a las mismas, de manera oportuna y en todo caso a más tardar al momento de la recolección de datos.


ARTÍCULO 12. CONTENIDO MÍNIMO DEL AVISO DE PRIVACIDAD. El Aviso de Privacidad, como mínimo, deberá contener la siguiente información: Nombre o razón social y datos de contacto del Responsable del Tratamiento; El tratamiento al cual serán sometidos los datos y la finalidad del mismo; Los derechos que le asisten al titular. Los mecanismos generales dispuestos por el Responsable para que el Titular conozca la política de tratamiento de la información y los cambios sustanciales que se produzcan en ella. En todos los casos, debe informar al titular cómo acceder o consultar la política de tratamiento de información.


ARTÍCULO 13. AVISO DE PRIVACIDAD Y LAS POLÍTICAS DE TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN. CH PEREIRA conservará el modelo del aviso de privacidad que se transmitió a los Titulares mientras se lleve a cabo tratamiento de datos personales y perduren las obligaciones que de éste deriven. Para el almacenamiento del modelo CH PEREIRA, podrá emplear medios informáticos, electrónicos o cualquier otra tecnología.



CAPÍTULO III
DERECHOS Y DEBERES ARTÍCULO 14. DERECHOS DE LOS TITULARES DE LA INFORMACIÓN. De conformidad con lo establecido en el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, el titular de los datos personales tiene los siguientes derechos:
a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a CH PEREIRA, en su condición de responsable del tratamiento;
b) Solicitar prueba de la autorización otorgada a CH PEREIRA, en su condición de Responsable del Tratamiento;
c) Ser informado por CH PEREIRA, previa solicitud, respecto del uso que se le ha dado a sus datos personales;
d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012, una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante el Responsable del Tratamiento;
e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión de los datos cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales;
f) Acceder en forma gratuita a los datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.


ARTÍCULO 15. DEBERES DE CH PEREIRA EN RELACIÓN CON EL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES. CH PEREIRA tendrá presente, en todo momento, que los datos personales son propiedad de las personas a las que se refieren y que sólo ellas pueden decidir sobre los mismos. En este sentido, hará uso de ellos sólo para aquellas finalidades para las que se encuentra facultado debidamente, y respetando en todo caso la Ley 1581 de 2012 sobre protección de datos personales.
De conformidad con lo establecido en el artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, CH PEREIRA se compromete a cumplir en forma permanente con los siguientes deberes en lo relacionado con el tratamiento de datos personales:
a) Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data;
b) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;
c) Realizar oportunamente, esto es en los términos previstos en los artículos 14 y 15 de la Ley 1581 de 2012, la actualización, rectificación o supresión de los datos;
d) Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los Titulares en los términos señalados en el artículo 14 de la Ley 1581 de 2012;
e) Insertar en la base de datos la leyenda "información en discusión judicial" una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad o detalles de los datos;
f) Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio;
g) Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella;
h) Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares;
Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.



CAPÍTULO IV
PROCEDIMIENTOS DE ACCESO, CONSULTA Y RECLAMACIÓN ARTÍCULO 16. DERECHO DE ACCESO. El poder de disposición o decisión que tiene el titular sobre la información que le concierne, conlleva necesariamente el derecho de acceder y conocer si su información personal está siendo objeto de tratamiento, así como el alcance, condiciones y generalidades de dicho tratamiento. De esta manera, CH PEREIRA debe garantizar al titular su derecho de acceso en tres vías:

a) La primera implica que el titular pueda conocer la efectiva existencia del tratamiento a que son sometidos sus datos personales;
b) La segunda hace referencia a que el titular pueda tener acceso a sus datos personales que están en posesión del responsable;
c) La tercera supone el derecho a conocer las circunstancias esenciales del tratamiento, lo cual se traduce en el deber de CH PEREIRA de informar al titular sobre el tipo de datos personales tratados, y sobre todas y cada una de las finalidades que justifican el tratamiento.

PARÁGRAFO1. CH PEREIRA garantizará el derecho de acceso cuando, previa acreditación de la identidad del titular o personalidad de su representante, se ponga a disposición de éste, de manera gratuita, el detalle de los datos personales a través de medios electrónicos que permitan el acceso directo del Titular a ellos. Dicho acceso deberá ofrecerse sin límite de plazo y deberá permitir al titular la posibilidad de conocerlos y actualizarlos en línea.


ARTÍCULO 17. CONSULTAS. De conformidad con lo establecido en el artículo 14 de la Ley 1581 de 2012 los titulares o sus causahabientes podrán consultar la información personal del Titular que repose en cualquier base de datos. En consecuencia, CH PEREIRA garantizará el derecho de consulta, suministrando a los titulares toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del Titular.

Para la atención de solicitudes de consulta de datos personales CH PEREIRA garantiza:

a) Habilitar medios de comunicación electrónica u otros que considere pertinentes;
b) Establecer formularios, sistemas y otros métodos simplificados, que deben ser informados en el aviso de privacidad;
Utilizar los servicios de atención al cliente o de reclamaciones que tiene en operación.

En cualquier caso, independientemente del mecanismo implementado para la atención de solicitudes de consulta, las mismas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado antes del vencimiento de los diez (10) días, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá la consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.


ARTÍCULO 18. RECLAMOS. De conformidad con lo establecido en el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012, el Titular o sus causahabientes que considere(n) que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley 1581 de 2012, podrá(n) presentar un reclamo ante el Responsable del Tratamiento, el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:

a) El reclamo lo podrá presentar el Titular, teniendo en cuenta la información señalada en el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012, en el o los formatos que al efecto propone el Responsable. Si el reclamo recibido no cuenta con información completa que permita darle trámite, esto es, con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección del titular, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer, se requerirá al interesado, dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo, para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
Si por alguna circunstancia se recibe un reclamo que en realidad no debería ir dirigido contra CH PEREIRA, éste dará traslado, en la medida de sus posibilidades, a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles, e informará de la situación al interesado.
b) Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos que mantiene el Responsable una leyenda que diga "reclamo en trámite" y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
c) El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atenderlo dentro de dicho término se informará al interesado antes del vencimiento de los quince (15) días los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.


ARTÍCULO 19. IMPLEMENTACIÓN DE PROCEDIMIENTOS PARA GARANTIZAR EL DERECHO A PRESENTAR RECLAMOS. En cualquier momento y de manera gratuita el titular o su representante podrán solicitar al CH PEREIRA la rectificación, actualización o supresión de sus datos, previa acreditación de su identidad.

Los derechos de rectificación, actualización o supresión únicamente podrán ser ejercidos por:
a) El titular o sus causahabientes, previa acreditación de su identidad, o a través de instrumentos electrónicos que le permitan identificarse;
b) Su representante, previa acreditación de la representación.

Cuando la solicitud sea formulada por persona distinta del titular y no se acredite que la misma actúa en representación de aquél, se tendrá por no presentada.La solicitud de rectificación, actualización o supresión debe ser presentada a través de los medios habilitados por CH PEREIRA, señalados en el aviso de privacidad, y contener, como mínimo, la siguiente información:
a) El nombre y domicilio del titular o cualquier otro medio para recibir la respuesta;
b) Los documentos que acrediten la identidad o la personalidad de su representante;
c) La descripción clara y precisa de los datos personales respecto de los cuales el titular busca ejercer alguno de los derechos;
d) En caso dado otros elementos o documentos que faciliten la localización de los datos personales.

PARÁGRAFO 1. RECTIFICACIÓN Y ACTUALIZACIÓN DE DATOS. CH PEREIRA tiene la obligación de rectificar y actualizar, a solicitud del titular, la información de éste que resulte ser incompleta o inexacta, de conformidad con el procedimiento y los términos arriban señalados. Al respecto se tendrá en cuenta lo siguiente:
a) En las solicitudes de rectificación y actualización de datos personales el titular debe indicar las correcciones a realizar y aportar la documentación que avale su petición;
b) CH PEREIRA tiene plena libertad de habilitar mecanismos que le faciliten el ejercicio de este derecho, siempre y cuando éstos beneficien al titular. En consecuencia, se podrán habilitar medios electrónicos u otros que se considere pertinentes.
c) Cada vez que CH PEREIRA ponga a disposición de los titulares una herramienta nueva para facilitar el ejercicio de sus derechos por parte de los titulares de información o modifique las existentes, lo informará a través de su página web.

PARÁGRAFO 2. SUPRESIÓN DE DATOS. El titular tiene el derecho, en todo momento, de solicitar a CH PEREIRA la supresión de sus datos personales cuando:
a) Considere que los mismos no están siendo tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones previstas en la Ley 1581 de 2012;
b) Hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron recabados;
c) Se haya superado el periodo necesario para el cumplimiento de los fines para los que fueron recabados.
Esta supresión implica la eliminación total o parcial de la información personal de acuerdo con lo solicitado por el titular en los registros, archivos, bases de datos o tratamientos realizados por CH PEREIRA,. Es importante tener en cuenta que el derecho de eliminación/supresión no es absoluto y el responsable puede negar el ejercicio del mismo cuando:
a) El titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos;
b) La eliminación de datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos o la actualización de sanciones administrativas;
c) Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del titular, para realizar una acción en función del interés público, o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el titular.
En caso de resultar procedente la cancelación de los datos personales, CH PEREIRA debe realizar operativamente la supresión de tal manera que la eliminación no permita la recuperación de la información.


ARTÍCULO 20. REVOCATORIA DE LA AUTORIZACIÓN. Los titulares de los datos personales pueden revocar el consentimiento al tratamiento de sus datos personales en cualquier momento, siempre y cuando no lo impida una disposición legal o contractual. Para ello, el CH PEREIRA deberá establecer mecanismos sencillos y gratuitos que permitan al titular revocar su consentimiento, al menos por el mismo medio por el que lo otorgó. Se deberá tener en cuenta que existen dos modalidades en las que la revocación del consentimiento puede darse. La primera, puede ser sobre la totalidad de las finalidades consentidas, esto es, que CH PEREIRA deba dejar de tratar por completo los datos del titular; la segunda, puede ocurrir sobre tipos de tratamiento determinados, como por ejemplo para fines publicitarios, o de estudios de mercado. Con la segunda modalidad, esto es, la revocación parcial del consentimiento, se mantienen a salvo otros fines del tratamiento que el responsable, de conformidad con la autorización otorgada, puede llevar a cabo y con los que el titular está de acuerdo.
Por lo anterior, será necesario que el titular al momento de elevar la solicitud de revocatoria, indique en ésta si la revocación que pretende realizar es total o parcial. En la segunda hipótesis se deberá indicar con cuál tratamiento el titular no está conforme.
Habrá casos en que el consentimiento, por su carácter necesario en la relación entre titular y responsable por el cumplimiento de un contrato o por disposición legal, no podrá ser revocado.
Los mecanismos o procedimientos que CH PEREIRA establezca para atender las solicitudes de revocatoria del consentimiento no podrán exceder los plazos previstos para atender las reclamaciones, conforme se señala en el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012.



CAPITULO V
SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN ARTÍCULO 21. MEDIDAS DE SEGURIDAD. En desarrollo del principio de seguridad establecido en la Ley 1581 de 2012, CH PEREIRA adoptará las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento, es por eso que se tienen registradas las bases de datos de datos de nómina, proveedores y clientes, en la base de datos nacional.


ARTÍCULO 22. IMPLEMENTACIÓN DE LAS MEDIDAS DE SEGURIDAD. CH PEREIRA mantendrá protocolos de seguridad de obligatorio cumplimiento para el personal con acceso a los datos de carácter personal y a los sistemas de información. -

El procedimiento deberá considerar, como mínimo, los siguientes aspectos:

a) Ámbito de aplicación del procedimiento con especificación detallada de los recursos protegidos;
b) Medidas, normas, procedimientos, reglas y estándares encaminados a garantizar el nivel de seguridad exigido en la Ley 1581 de 2012;
c) Funciones y obligaciones del personal;
d) Estructura de las bases de datos de carácter personal y descripción de los sistemas de información que los tratan;
e) Procedimiento de notificación, gestión y respuesta ante las incidencias;
f) Procedimiento de realización de copias de respaldo y de recuperación de los datos;
g) Controles periódicos que se deban realizar para verificar el cumplimiento de lo dispuesto en el procedimiento de seguridad que se implemente;
h) Medidas a adoptar cuando un soporte o documento vaya a ser transportado, desechado o reutilizado;
i) El procedimiento deberá mantenerse actualizado en todo momento y deberá ser revisado siempre que se produzcan cambios relevantes en el sistema de información o en la organización del mismo;
j) El contenido del procedimiento deberá adecuarse en todo momento a las disposiciones vigentes en materia de seguridad de datos.


PARAGRAFO: El protocolo se mantendrá actualizado a las disposiciones vigentes en materia de seguridad de los datos personales



CAPÍTULO VI
DISPOSICIONES FINALES ARTÍCULO 23. VIGENCIA. El presente manual rige a partir 09-12-2021.


ANEXO 1 AVISO DE PRIVACIDAD

El presente Aviso de Privacidad (en adelante el “Aviso”) establece los términos y condiciones en virtud de los cuales CH PEREIRA CIA & CIA S.A.S, identificado con NIT No. 806014433-0 y con domicilio en Olaya Herrera calle san Antonio # 54 – 138 de Cartagena, Bolívar realizará el tratamiento de sus datos personales.

1. TRATAMIENTO Y FINALIDAD:
El tratamiento que realizará CH PEREIRA CIA & CIA S.A.S, con la información personal será el siguiente: La recolección, almacenamiento, uso, circulación para las siguientes finalidades
a) Efectuar las gestiones pertinentes para el desarrollo del objeto social de la compañía en lo que tiene que ver con el cumplimiento del objeto del contrato celebrado con el Titular de la información.
b) Gestionar trámites (solicitudes, quejas, reclamos).
c) Contactar al Titular a través de correo electrónico para el envío de extractos, estados de cuenta o facturas en relación con las obligaciones derivadas del contrato celebrado entre las partes
d) Dar cumplimiento a las obligaciones contraídas por CH PEREIRA CIA & CIA S.A.S con el Titular de la Información, con relación al pago de salarios, prestaciones sociales y demás retribuciones consagradas en el contrato de trabajo o según lo disponga la ley.
e) Prestar los servicios ofrecidos por CH PEREIRA CIA & CIA S.A.S, y aceptados en el contrato suscrito
f) Suministrar la información a terceros con los cuales CH PEREIRA CIA & CIA S.A.S tenga relación contractual y que sea necesario entregársela para el cumplimiento del objeto contratado.


2. DERECHOS DEL TITULAR:
Como titular de sus datos personales Usted tiene derecho a:
a) Acceder en forma gratuita a los datos proporcionados que hayan sido objeto de tratamiento.
b) Conocer, actualizar y rectificar su información frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o a aquellos cuyo tratamiento esté prohibido o no haya sido autorizado.
c) Solicitar prueba de la autorización otorgada.
d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) quejas por infracciones a lo dispuesto en la normatividad vigente.
e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato, siempre que no exista un deber legal o contractual que impida eliminarlos.
f) Abstenerse de responder las preguntas sobre datos sensibles. Tendrá carácter facultativo las respuestas que versen sobre datos sensibles o sobre datos de las niñas y niños y adolescentes.


3. MECANISMOS PARA CONOCER LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO
Para conocer más sobre nuestra política de tratamiento de datos personales, lo invitamos a ingresar al siguiente link: www.chpereira.com/tratamiento-de-datos-personales.html Si desea presentar cualquier solicitud o petición relacionada con la protección de datos personales puede ingresar a la página web de CH PEREIRA CIA & CIA S.A.S (www.chpereira.com – Atención al Ciudadano) ó comuníquese al teléfono 6698165.


ANEXO 2 FORMATO DE AUTORIZACION PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS

FORMATO DE AUTORIZACIÓN PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
De conformidad con lo definido por la Ley 1581 de 2012, el Decreto Reglamentario 1377 de 2013, la Circular Externa 002 de 2015 expedida por la Superintendencia de Industria y Comercio, la política interna de manejo de la información implementada por CH PEREIRA CIA & CIA S.A.S y las demás normas concordantes, a través de las cuales se establecen disposiciones generales en materia de hábeas data y se regula el tratamiento de la información que contenga datos personales, me permito declarar de manera expresa que:
  • Autorizo de manera libre, voluntaria, previa, explícita, informada e inequívoca a CH PEREIRA CIA & CIA S.A.S, para que en los términos legalmente establecidos realice la recolección, almacenamiento, uso, circulación, supresión y en general, el tratamiento de los datos personales que he procedido a entregar o que entregaré, en virtud de las relaciones legales, contractuales, comerciales y/o de cualquier otra que surja, en desarrollo y ejecución de los fines descritos en el presente documento.
  • Dicha autorización para adelantar el tratamiento de mis datos personales, se extiende durante la totalidad del tiempo en el que pueda llegar consolidarse un vínculo o este persista por cualquier circunstancia con la empresa CH PEREIRA CIA & CIA S.A.S y con posterioridad al finiquito del mismo, siempre que tal tratamiento se encuentre relacionado con las finalidades para las cuales los datos personales, fueron inicialmente suministrados.
  • En ese sentido, declaro conocer que los datos personales objeto de tratamiento, serán utilizados específicamente para las finalidades derivadas como Empleado.
  • De igual forma, declaro que me han sido informados y conozco los derechos que el ordenamiento legal y la jurisprudencia, conceden al titular de los datos personales y que incluyen entre otras prerrogativas las que a continuación se relacionan: (i) Conocer, actualizar y rectificar datos personales frente a los responsables o encargados del tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado; (ii) solicitar prueba de la autorización otorgada al responsable del tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento; (iii) ser informado por el responsable del tratamiento o el encargado del tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a mis datos personales; (iv) presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones al régimen de protección de datos personales; (v) revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato personal cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales, (vi) acceder en forma gratuita a mis datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

Finalmente, manifiesto conocer que en los casos en que requiera ejercer los derechos anteriormente mencionados, la solicitud respectiva podrá ser elevada a través de los mecanismos dispuestos para tal fin por la CH PEREIRA CIA & CIA S.A.S, que corresponden a los siguientes: